邀請(qǐng)函的發(fā)送對(duì)象：與貴司成交過(guò)訂單，還包括之前曾經(jīng)與你聯(lián)系過(guò)、詢問(wèn)過(guò)相關(guān)產(chǎn)品的意向客戶。
1. 不要千篇一律
有些工作人員會(huì)上網(wǎng)找一些范文，全篇照抄，然后只改動(dòng)一下名字和展會(huì)的地址，就完成了任務(wù)。其實(shí)這樣會(huì)顯得沒(méi)有誠(chéng)意?？蛻舨粌H僅是只跟一家公司做生意，邀請(qǐng)函可不止收到一封，類似的范文他可能已經(jīng)見(jiàn)過(guò)幾百遍了，這樣的邀請(qǐng)函缺乏吸引力。如果能針對(duì)客戶寫(xiě)一些誠(chéng)意十足的文字，在文中對(duì)客戶致以問(wèn)候，尤其是能在文中提一下跟該客戶上次的談話細(xì)節(jié)，更能加深對(duì)方的印象。這樣才是一份好的邀請(qǐng)函。
2. 附上交通路線
在邀請(qǐng)函中附上交通路線。盡管客戶可能已經(jīng)參觀過(guò)很多次這樣的展覽了，他對(duì)展館的地理位置十分的熟悉，但是如果參展商能在邀請(qǐng)函中附上交通路線，則會(huì)顯得親切細(xì)心。若參展商在信函中告知客戶“為了防止出現(xiàn)塞車，耽擱您的時(shí)間，建議您可將車停在酒店，選擇地鐵前往，灣仔站下車即可”，同時(shí)附上地鐵線路圖，這樣的邀請(qǐng)函相信能給客戶留下很好的印象。
3. 邀請(qǐng)時(shí)間有講究
參展商在某個(gè)地區(qū)可能有不止一個(gè)代理商。那么在邀請(qǐng)這些客戶來(lái)參觀展覽的時(shí)候，邀請(qǐng)時(shí)間就有講究了，應(yīng)該盡量將他們的參觀時(shí)段錯(cuò)開(kāi)。因?yàn)橥粋€(gè)地區(qū)的代理商，可能就是直接的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。為了避免引起尷尬，最好是一個(gè)安排在上午會(huì)面，另外一個(gè)安排在下午。
4. 附上展館平面圖
邀請(qǐng)函里附上展館平面圖，可以讓客戶更容易地找到展位。主辦方會(huì)提供展館平面圖，上主辦方的官網(wǎng)下載電子版，自己打印或者拿到紙質(zhì)的圖樣進(jìn)行復(fù)印，再附在邀請(qǐng)函里。
5. 告之天氣情況
參觀展覽的客戶來(lái)自全世界各地，他們并不熟悉展覽所在地的情況。參展商如果能在邀請(qǐng)函里將未來(lái)幾天詳細(xì)的天氣情況告訴客戶，并附上生活上該注意的細(xì)節(jié)，則顯得細(xì)心體貼。
這樣的邀請(qǐng)函，從客戶的角度出發(fā)，設(shè)身處地為客戶著想，相信能給客戶留下不錯(cuò)的印象，稱得上一封好的邀請(qǐng)函。
邀請(qǐng)函模板
模板1：
Dear XXX,
How are you?
This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .
Now I am writing to invite you to come to China the 36th annual Hong Kong electronics fair, our booth number is XXX. 1 harbour road, wanchai, convention and exhibition center.
We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.
If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website: www.xxx.com for more details.
We sincerely hope to see you in Hong Kong electronics show, looking forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
XXX
模板2：
Dear XXX,
We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展館 from 時(shí)間 as the 展會(huì) is coming.
Our company is a professional 產(chǎn)品. We specialize in designing and manufacturing 產(chǎn)品. We constanly update models and develop new products. Providing everycustomer superior quality products at competitive price .
It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.
Exhibition Center : 展館地址
Booth Number : 展位號(hào)
Date : 時(shí)間
Yours sincerely,
參展小技巧讓展會(huì)更成功
通常來(lái)說(shuō)，展會(huì)投資高，時(shí)間短，如何利用好展會(huì)期間的寶貴時(shí)間，使投資獲得最大收益，相信是所有參展客戶都會(huì)關(guān)心的問(wèn)題。以下這些成功利用展覽會(huì)的要訣也許都是常識(shí)，但我們建議您把這12條要訣當(dāng)成參展期間的原則來(lái)要求自己的工作人員。
1．不要坐著。展覽會(huì)期間坐在展位上，給人留下的印象是：你不想被人打擾。
2．不要看書(shū)。通常你只有二到三秒鐘的時(shí)間引起對(duì)方的注意，吸引他停下來(lái)。如果你在看報(bào)紙或雜志，是不會(huì)引起人注意的。
3．不要在展會(huì)上吃喝。那樣會(huì)顯得粗俗、邋遢和漠不關(guān)心，而且你吃東西時(shí)潛在顧客不會(huì)打擾你。
4．不要打電話。每多用一分鐘打電話，就會(huì)同潛在顧客少談一分鐘。
5．不要見(jiàn)人就發(fā)資料。這種粗魯?shù)淖龇ɑ蛟S會(huì)令人討厭，而且費(fèi)用不菲，更何況你也不想成本很高的宣傳資料白白流失在人海中。那該怎樣把價(jià)值不菲的信息送到潛在顧客手上呢？寄給他。
6．不要與其他展位的人交談。如果你不想讓參觀者在你的展位前停下來(lái)，他們自然會(huì)走開(kāi)。看到你在和別人說(shuō)話，他們不會(huì)前來(lái)打擾你。盡量少和參展同伴或臨近展位的員工交談。你應(yīng)該找潛在顧客談，而不是與你的朋友聊天。
7．不要以貌取人。展覽會(huì)上惟一要注重儀表的是參展單位的工作人員，顧客都會(huì)按自己的意愿盡量穿著隨便些，如牛仔褲、運(yùn)動(dòng)衫、便褲，什么樣的都有。所有，不要因?yàn)轭櫩痛┲S意就低眼看人。
8．不要聚群。如果你與兩個(gè)或更多參展伙伴或其他非潛在顧客一起談?wù)摚蔷褪蔷廴?。在參觀者眼中，走近一群陌生人總令人心里發(fā)虛。在你的展位上創(chuàng)造一個(gè)溫馨、開(kāi)放、吸引人的氛圍。
9．要滿腔熱情。常言說(shuō)得好，表現(xiàn)得熱情，就會(huì)變得熱情，反之亦然。如果你一副不耐煩的樣子，你就會(huì)變得不耐煩，而且討人嫌。熱情洋溢無(wú)堅(jiān)不摧，十分有感染力。要熱情地宣傳自己的企業(yè)和產(chǎn)品。在參觀者看來(lái)，你就代表著你的企業(yè)。你的言行舉止和神情都會(huì)對(duì)參觀者，認(rèn)識(shí)你的企業(yè)產(chǎn)生極大的影響。
10．要善用潛在顧客的名字。人們都喜歡別人喊自己的名字。努力記住潛在顧客的名字，在談話中不時(shí)提到，會(huì)讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，大聲念出他的名字來(lái)。遇到難讀的名字就問(wèn)。如果是個(gè)極不尋常的名字，也許就是你同潛在顧客建立關(guān)系最得手的敲問(wèn)磚。
11．要指定專人接待媒體。媒體也許會(huì)到你的展位找新聞，一定要安排專人作為你的企業(yè)與媒體的聯(lián)系人，這樣就可確保對(duì)自己企業(yè)的宣傳始終保持一致口徑。如果每個(gè)參展的工作人員都可以與新聞界交談，那么你是在自找麻煩，因?yàn)闊o(wú)論你對(duì)員工的訓(xùn)練如何有素，都不可能統(tǒng)一口徑。
12．要佩戴好名牌。在展會(huì)上，你肯定不想讓參觀者叫不出你的名字。如果你將名牌戴在左胸，你就會(huì)犯這種錯(cuò)誤。應(yīng)把名牌戴在身體的右側(cè)靠近臉的地方，這樣與人握手時(shí)，你的名牌就會(huì)更靠近對(duì)方。
祝大家在每一次展會(huì)上都能有豐富的收獲！
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