很多外貿(mào)業(yè)務(wù)有個(gè)不好的習(xí)慣，就是訂單完成后用過(guò)的文件都沒(méi)有很好地保留和歸檔，過(guò)了一段時(shí)間后，當(dāng)要找回的時(shí)候，又不知道從何找起。但是也有一個(gè)疑惑就是我們應(yīng)該保留那些文件呢？那些文件在后續(xù)中才是真正有用的呢？下面優(yōu)貿(mào)網(wǎng)告訴你！

1、有客戶簽字的合同：這個(gè)是最重要的文件。

2、銀行收匯水單：這樣也是要留底的，一般是找財(cái)務(wù)要的。

3、退下來(lái)的報(bào)關(guān)單：這個(gè)報(bào)關(guān)單是要交給財(cái)務(wù)的。

4、核銷(xiāo)單號(hào)：這個(gè)在寄出核銷(xiāo)單給貨代報(bào)關(guān)的時(shí)候就要記下核銷(xiāo)單號(hào)。

5、裝箱單，發(fā)票，保單：這些留個(gè)底就好。

6、提單：TT建議保留一張正本，畢竟是自己寄出去的，萬(wàn)一丟了呢？ LC的話一般都是要全套的，就可以復(fù)印一份保留。

7、報(bào)檢單，換證憑條：這些東西是需要全套的，就是報(bào)檢全套資料，另外還包括合同，發(fā)票，裝箱單，現(xiàn)在一般是電子商檢，所以商檢局的人會(huì)過(guò)段時(shí)間過(guò)來(lái)抽檢一次，這些資料都要老老實(shí)實(shí)保存好。我上次就被抽過(guò)一次，還好同事告訴我很多應(yīng)對(duì)的辦法。

8、托單：這個(gè)避免貨代臨時(shí)找不到集裝箱的情況，可以迅速把資料交給另一個(gè)貨代，緊急的時(shí)候就不用重新做了。

9、退回來(lái)的場(chǎng)站收據(jù)：這個(gè)是要交給財(cái)務(wù)的。

10、貨代開(kāi)過(guò)來(lái)的各種單證費(fèi)，運(yùn)費(fèi)，裝箱費(fèi)，定艙費(fèi)等發(fā)票留個(gè)底。

養(yǎng)成文件保留的好習(xí)慣，能夠?yàn)槟闶∠虏簧俚臅r(shí)間和麻煩。