外貿(mào)業(yè)務(wù)員如何安排自己一天的工作才能有效地提高工作效率呢？很多外貿(mào)業(yè)務(wù)要不就是整天都很空閑，到了下班仍然沒(méi)有什么收獲。有的則是上班一直很忙，甚至下班了還要繼續(xù)加班，但是卻仍然沒(méi)有收獲。所以外貿(mào)業(yè)務(wù)合理安排自己一天的工作很關(guān)鍵。
第一，收發(fā)郵件的安排
收發(fā)郵件是所有外貿(mào)業(yè)務(wù)員每天最基本的工作內(nèi)容。收郵件，我們一般選擇在剛上班或者上班期間稍微有空的時(shí)候，粗略地看一下收到的每封郵件，但不要急著回復(fù)。等你處理好手頭上優(yōu)先需要處理的事情再來(lái)選擇合適的時(shí)間來(lái)琢磨并回復(fù)郵件。
第二，跟蹤訂單進(jìn)度
現(xiàn)有訂單的生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤，想必是外貿(mào)業(yè)務(wù)員最需要關(guān)心的。畢竟，現(xiàn)有的訂單是我們辛辛苦苦爭(zhēng)取來(lái)的，客戶能下單就是對(duì)我們的信任。經(jīng)常關(guān)注車間現(xiàn)有訂單的生產(chǎn)進(jìn)度，能夠很好地避免生產(chǎn)貨期拖延和產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。因?yàn)榧皶r(shí)的跟蹤，能夠讓我們更早地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以至于我們有更多的時(shí)間來(lái)處理，實(shí)在解決不了的我們還能有足夠的時(shí)間與客戶溝通，以此最大化地減少自己企業(yè)和客戶的損失。同時(shí)，頻繁地下車間，能夠讓我們做業(yè)務(wù)的跟車間有較好的溝通關(guān)系，從而在產(chǎn)品生產(chǎn)細(xì)節(jié)上能有更多的收獲，這對(duì)后期預(yù)測(cè)生產(chǎn)周期、核算生產(chǎn)成本等都有好處。另外，及時(shí)的跟蹤，再給予客戶及時(shí)的匯報(bào)，也能讓客戶對(duì)你產(chǎn)生信任感，從而增加客戶再次下單的概率。
第三，發(fā)布產(chǎn)品信息
相信每個(gè)工廠都會(huì)定期或不定期地開(kāi)發(fā)一些新產(chǎn)品，這時(shí)外貿(mào)業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)地把這些產(chǎn)品信息發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上。發(fā)布的渠道，可以是公司的英文企業(yè)站，也可以是免費(fèi)或者收費(fèi)的B2B平臺(tái)。
第四，開(kāi)發(fā)客戶
眾所周知，外貿(mào)員做業(yè)務(wù)的目的就是找到客戶、拿下訂單。自然，開(kāi)發(fā)客戶就是外貿(mào)業(yè)務(wù)員最重要的一個(gè)工作內(nèi)容和工作環(huán)節(jié)了。但是，開(kāi)發(fā)客戶也是需要公司給予支持的。如果公司有參加展會(huì)的慣例，那我們?nèi)粘５墓ぷ骶桶▽?duì)展會(huì)上見(jiàn)到的客戶挨個(gè)準(zhǔn)備報(bào)價(jià)單并發(fā)送給客戶，然后定期給予跟蹤；如果公司有申請(qǐng)B2B外貿(mào)平臺(tái)的收費(fèi)賬戶，那我們平時(shí)就應(yīng)該及時(shí)關(guān)注賬戶里的詢盤，及時(shí)地發(fā)送報(bào)價(jià)給潛在的客戶并定期跟進(jìn)。
第五，收集新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)思路
每當(dāng)我們開(kāi)發(fā)客戶時(shí)，我們都會(huì)去他們的公司網(wǎng)站查看一些信息，這其中就包括客戶的產(chǎn)品范圍。如果，你在瀏覽客戶產(chǎn)品圖片的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)有些產(chǎn)品工廠還沒(méi)有開(kāi)發(fā)過(guò)但值得開(kāi)發(fā)的時(shí)候，你就應(yīng)該把這些信息搜集起來(lái)，統(tǒng)一整理后移交給公司相關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人。收集這些信息的渠道，也不一定局限在剛才說(shuō)的客戶網(wǎng)站，還可以從客戶平時(shí)發(fā)來(lái)的報(bào)價(jià)產(chǎn)品、外貿(mào)平臺(tái)上的競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)上的行業(yè)產(chǎn)品等途徑挖掘出下一步要開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品趨勢(shì)。
第六，單證制作及船期安排
每當(dāng)一個(gè)訂單快要交貨的時(shí)候，也是我們業(yè)務(wù)員最繁忙的時(shí)候。外貿(mào)是一個(gè)流程性的工作，個(gè)人建議在出貨前半個(gè)月就應(yīng)該開(kāi)始準(zhǔn)備單證并開(kāi)始該報(bào)檢的報(bào)檢，然后提前一個(gè)星期多向客戶索要貨代信息以便及時(shí)聯(lián)系訂艙并安排拖車等。從容的時(shí)間安排，對(duì)外貿(mào)員來(lái)說(shuō)，能夠降低范錯(cuò)誤的機(jī)率。所以，每一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員，一定要在自己的工作臺(tái)前有一本時(shí)間備忘錄。
第七，客戶信息管理
為了方便日后的查看我們?cè)?jīng)接觸過(guò)的所有客戶的資料，我們應(yīng)該及時(shí)將客戶的資料整理起來(lái)。對(duì)于客戶信息管理，要給每個(gè)客戶標(biāo)注客戶所在的國(guó)家或地區(qū)以及客戶的英文簡(jiǎn)稱，比如俄羅斯_Auchan、美國(guó)_Walmart這樣，然后無(wú)論是電腦里還是文件柜里的文件夾，都這樣命名，甚至可以應(yīng)用到郵件里的客戶標(biāo)記。
第八，維護(hù)老客戶
老客戶的維護(hù)，在外貿(mào)的日常工作中，也是很有必要的。首先，客戶買了你的貨，我們就得主動(dòng)經(jīng)常關(guān)心下客戶的銷售情況，或者聽(tīng)一聽(tīng)客戶對(duì)你產(chǎn)品的改進(jìn)意見(jiàn)，又或者當(dāng)你有新產(chǎn)品出來(lái)的時(shí)候及時(shí)知會(huì)客戶。別看這些小小的舉動(dòng)，它能給你帶來(lái)的可是客戶對(duì)你的印象和信任。你的經(jīng)常聯(lián)系，也會(huì)讓客戶在需要你的時(shí)候第一時(shí)間想起你。
第九，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流
在空閑的時(shí)間里，我們也要多學(xué)習(xí)和交流一些外貿(mào)知識(shí)和外貿(mào)問(wèn)題，結(jié)合工作中實(shí)踐，這樣才能不斷進(jìn)步。
第十，關(guān)注外貿(mào)新聞
國(guó)際上的每一次匯率變動(dòng)或者國(guó)家的每一個(gè)外貿(mào)舉措都能切切實(shí)實(shí)地影響到我們外貿(mào)業(yè)務(wù)。所以，經(jīng)常關(guān)注外貿(mào)相關(guān)的財(cái)經(jīng)新聞、外貿(mào)動(dòng)態(tài)是每一個(gè)外貿(mào)從業(yè)者的基本習(xí)慣。如果能夠很好的把握外貿(mào)動(dòng)態(tài)和行業(yè)趨勢(shì)，當(dāng)你據(jù)此報(bào)出一份完美的報(bào)價(jià)單時(shí)，你已經(jīng)贏得了客戶，也贏得了訂單。
你在平時(shí)的工作中，也有這樣安排自己的工作內(nèi)容嗎，或者說(shuō)你認(rèn)為做外貿(mào)業(yè)務(wù)員是一種怎樣的工作體驗(yàn)呢？
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