很多外貿(mào)業(yè)務(wù)有個不好的習慣，就是訂單完成后用過的文件都沒有很好地保留和歸檔，過了一段時間后，當要找回的時候，又不知道從何找起。但是也有一個疑惑就是我們應(yīng)該保留那些文件呢？那些文件在后續(xù)中才是真正有用的呢？下面優(yōu)貿(mào)網(wǎng)告訴你！
1、有客戶簽字的合同：這個是最重要的文件。
2、銀行收匯水單：這樣也是要留底的，一般是找財務(wù)要的。
3、退下來的報關(guān)單：這個報關(guān)單是要交給財務(wù)的。
4、核銷單號：這個在寄出核銷單給貨代報關(guān)的時候就要記下核銷單號。
5、裝箱單，發(fā)票，保單：這些留個底就好。
6、提單：TT建議保留一張正本，畢竟是自己寄出去的，萬一丟了呢？ LC的話一般都是要全套的，就可以復印一份保留。
7、報檢單，換證憑條：這些東西是需要全套的，就是報檢全套資料，另外還包括合同，發(fā)票，裝箱單，現(xiàn)在一般是電子商檢，所以商檢局的人會過段時間過來抽檢一次，這些資料都要老老實實保存好。我上次就被抽過一次，還好同事告訴我很多應(yīng)對的辦法。
8、托單：這個避免貨代臨時找不到集裝箱的情況，可以迅速把資料交給另一個貨代，緊急的時候就不用重新做了。
9、退回來的場站收據(jù)：這個是要交給財務(wù)的。
10、貨代開過來的各種單證費，運費，裝箱費，定艙費等發(fā)票留個底。
養(yǎng)成文件保留的好習慣，能夠為你省下不少的時間和麻煩。
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