其實(shí)很多供應(yīng)商在聽到客戶說要驗(yàn)廠的時(shí)候都慌了，會(huì)覺得是一個(gè)大麻煩來了。其實(shí)完全不用這么想，隨著形勢(shì)的發(fā)展，驗(yàn)廠面會(huì)越來越寬，逼著大家共同進(jìn)入同一起跑線，進(jìn)入良性競(jìng)爭(zhēng)的軌道。審核者并不想把你的廠驗(yàn)垮，而是幫你發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，你如果整改，競(jìng)爭(zhēng)力豈不加強(qiáng)？把驗(yàn)廠理解成機(jī)遇，你的心態(tài)就會(huì)好起來。

　一、將驗(yàn)廠要求變成管理標(biāo)準(zhǔn)，以不變應(yīng)萬變

　　供應(yīng)商們之所以抱怨“驗(yàn)廠”，是因?yàn)轵?yàn)廠成為了他們的沉重負(fù)擔(dān)。不僅新客戶要驗(yàn)廠，老客戶更是每年復(fù)驗(yàn)。一接到客戶的驗(yàn)廠通知，工廠頓時(shí)全民皆兵，全廠開始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時(shí)抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過，還會(huì)影響工廠正常的生產(chǎn)秩序。以質(zhì)量驗(yàn)廠中的倉庫管理為例，不少工廠因?yàn)槠綍r(shí)疏于管理，庫存堆放高度大大超過標(biāo)準(zhǔn)。所以不得不在驗(yàn)廠前一天晚上，加班加點(diǎn)搬運(yùn)整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處。結(jié)果第二天驗(yàn)廠時(shí)，還是發(fā)現(xiàn)了不符點(diǎn)——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數(shù)量忘記修改，導(dǎo)致記錄數(shù)和實(shí)物數(shù)不符，這樣的例子在社會(huì)責(zé)任審計(jì)中也時(shí)有發(fā)生。有工廠周日超時(shí)加班，自以為在驗(yàn)廠前已將考勤記錄修改得天衣無縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠工人的伙食量，即暴露了全場(chǎng)周日加班的事實(shí)。由上述例子我們可以看到，臨時(shí)“應(yīng)付”不能從根本上解決問題，供應(yīng)商要想從驗(yàn)廠中真正解脫出來，只有把驗(yàn)廠要求納入日常管理規(guī)范中。客戶驗(yàn)廠有怎樣的要求，工廠平時(shí)就怎樣管理。臨到驗(yàn)廠，工廠也無需采取大動(dòng)作來整改，客戶看到的情況就是工廠平時(shí)管理的最真實(shí)情況。

　二、　做好預(yù)審工作，避免反復(fù)整改

　　一般來說，工廠完成初次驗(yàn)廠和相關(guān)整改大概需要?dú)v時(shí)5－6個(gè)月，有些甚至要達(dá)到一年以上，但也有少數(shù)工廠用兩個(gè)月就可以達(dá)到買家全部審核要求。固然，這些差別的產(chǎn)生和工廠自身的管理水平、硬件條件、人員素質(zhì)都脫不了干系，但是工廠能否做好自身的預(yù)審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預(yù)審工作至少要包含以下幾個(gè)步驟：

　　1、建立工廠預(yù)審小組

　　預(yù)審和自發(fā)整改不僅會(huì)涉及廠內(nèi)多個(gè)部門，還可能持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間。預(yù)審工作往往因?yàn)椴块T間的各自為政而停滯不前。這期間，一個(gè)跟進(jìn)買家驗(yàn)廠要求，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的預(yù)審小組是必不可少的。工廠高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該授權(quán)并大力支持該預(yù)審小組，以便其可以順利調(diào)配人力物力，完成預(yù)審和整改任務(wù)。

　　2、熟悉驗(yàn)廠條款內(nèi)容

　　作為預(yù)審小組的成員不僅要清楚每條的內(nèi)容，還要知道評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，以及各條款在總評(píng)分中的權(quán)重。權(quán)重可以幫助供應(yīng)商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會(huì)責(zé)任審計(jì)中的“炸彈”，即便工廠其它各項(xiàng)都達(dá)標(biāo)，只要觸碰該“禁區(qū)”，則“必死無疑”，大多數(shù)買家發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有這種情況，基本不會(huì)給第二次機(jī)會(huì)。這里還需指出，每個(gè)買家都有各自檢驗(yàn)方式和標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)驗(yàn)再豐富的工廠在面對(duì)新客戶時(shí)也須逐條確認(rèn)驗(yàn)廠要求。舉例來講，買家A的周工時(shí)上限是72小時(shí)，而買家B的周工時(shí)上限是60小時(shí)。此時(shí)，通過A驗(yàn)廠的供應(yīng)商只有兩個(gè)選擇，要么整改工時(shí)達(dá)到B的要求，要么放棄B這個(gè)客戶。而這種整改很費(fèi)時(shí)，絕非一兩個(gè)月可以完成。所以，供應(yīng)商應(yīng)在正式審計(jì)前三個(gè)月就拿到買家的審核標(biāo)準(zhǔn)，有可能的話，應(yīng)該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應(yīng)商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗(yàn)廠要求之間的差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預(yù)審工作的計(jì)劃。

　　3、制定工作計(jì)劃

　　為了保障預(yù)審工作的有效率進(jìn)行，審計(jì)、整改、培訓(xùn)、溝通會(huì)議等一系列工作必須有一個(gè)計(jì)劃來統(tǒng)籌安排。該計(jì)劃不僅要約束各項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，指明各項(xiàng)工作的責(zé)任人，還要擁有一定的彈性。各時(shí)間節(jié)點(diǎn)間的間隔可以視實(shí)際操作進(jìn)程而定，進(jìn)行順利可以相應(yīng)縮短，反之則可延長(zhǎng)，但全部整改的完成節(jié)點(diǎn)至少設(shè)在正式審計(jì)的前一周。

　　4、人員培訓(xùn)

　　預(yù)審小組成員理解全部驗(yàn)廠條款后，再將這部分內(nèi)容給相關(guān)部門員工做培訓(xùn)，并跟蹤其落實(shí)情況。員工培訓(xùn)的頻次和內(nèi)容都將依據(jù)每次預(yù)審后的結(jié)果作調(diào)整。初期階段的培訓(xùn)基本上是向不同部門員工作相關(guān)條款的解釋，之后的培訓(xùn)內(nèi)容可能針對(duì)每次預(yù)審發(fā)現(xiàn)的問題有針對(duì)性地細(xì)化、具體化。如果供應(yīng)商擔(dān)心自己曲解條款要求，不妨邀請(qǐng)買家來做初次培訓(xùn)。

　　5、執(zhí)行預(yù)審，跟進(jìn)整改

　　一般預(yù)審由預(yù)審小組成員充當(dāng)審計(jì)員的角色，按照驗(yàn)廠條款逐一檢查。缺乏驗(yàn)廠經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商也可請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)來做第一次預(yù)審和相關(guān)輔導(dǎo)。但是無論誰來做預(yù)審，供應(yīng)商必須將每次預(yù)審當(dāng)作正式審計(jì)來看待。每次預(yù)審中發(fā)現(xiàn)的不符點(diǎn)都要及時(shí)整改，切莫成為下次審計(jì)的“歷史遺留問題”。

　三、　驗(yàn)廠前的準(zhǔn)備

　　1）研究客戶的調(diào)查文件（即以前自己填寫過的），確認(rèn)審核的目的（有側(cè)重點(diǎn)如質(zhì)量、或環(huán)境等），確認(rèn)審核的標(biāo)準(zhǔn)的審查的范圍。

　　2）確認(rèn)審核日期和時(shí)間，審核員人數(shù)，前者是商量確定的。

　　3）確認(rèn)需提供的資料及相關(guān)的文件支持（比如發(fā)放勞動(dòng)合同和員工手冊(cè)的記錄）

　　4）安排一次模擬審核，過程與方法應(yīng)與實(shí)際審核相同，從中自行找到不合格點(diǎn)并盡快糾正。

　　5）安排好陪同人員

　　A.首次會(huì)議人員，應(yīng)是主要負(fù)責(zé)人及人事部、會(huì)計(jì)部、品管部負(fù)責(zé)人，管理者代表，并互作介紹，以示重視。

　　B.看廠時(shí)的陪同人員可以是行政人員和品管部負(fù)責(zé)人，同時(shí)有一位文員相隨，以隨時(shí)通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人到本部門門口迎接、陪同并解答問題。

　　C.文件檢查時(shí)的陪同人員應(yīng)包括會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人，人事部負(fù)責(zé)人及文件檔案管理人員，主要負(fù)責(zé)人也應(yīng)在場(chǎng)，以回答有關(guān)工廠運(yùn)作方面的問題。

　　D.與工人面談時(shí)，人事文員應(yīng)在談話室附近組織安排

　　E.審核員在整理文件時(shí)，人事文員應(yīng)經(jīng)常去看看，以了解審核員的需求，若有復(fù)印的資料，應(yīng)及時(shí)安排

　　F.末次會(huì)議的陪同人員與首次會(huì)議相同。

　四、驗(yàn)廠過程中的配合

　　1）有問必答，清楚地向?qū)徍藛T介紹本廠的運(yùn)作方式及政策及時(shí)回答相關(guān)問題

　　2）及時(shí)提供所有必要文件，不要拖拉抵制，否則審核員會(huì)以“資料提供不全”而記入不合格項(xiàng)。同時(shí)，你提供了全面的資料，也避免了審核員可能作出的片面或不利的判斷

　　3）對(duì)于審核員詢問的問題，一定要搞清楚，有不清楚的地方，一定要問明白，以免誤解。

　　4）出現(xiàn)不合格項(xiàng)，應(yīng)盡量擔(dān)出相關(guān)的正面的支持性的文件作證據(jù)，解釋清楚，并再度征詢審核員的意見。如果確屬不合格問題，應(yīng)立即研究糾正措施并提出整改計(jì)劃。

　五、驗(yàn)廠后的工作

　　1）研究不符合項(xiàng)的內(nèi)容，調(diào)查發(fā)生的原因，設(shè)法采取補(bǔ)救和預(yù)防措施。

　　要注意，許多客戶都會(huì)把SA8000標(biāo)準(zhǔn)作為第一標(biāo)準(zhǔn)，凡SA8000標(biāo)準(zhǔn)不合格，就會(huì)成為致命不合格項(xiàng)，有的客戶就這樣指明：“如任何有關(guān)SA8000方面的重要問題不合格，則無論其他方面得分是多少，這個(gè)工廠將會(huì)自動(dòng)地被評(píng)為不合格?！?/span>

　　2）盡快提供糾正計(jì)劃及時(shí)間，并在審核員規(guī)定的時(shí)間內(nèi)反饋。審核員會(huì)填寫一張一般包括如下幾方面的評(píng)估表：

　　A.質(zhì)量管理系統(tǒng)：包括品管組織，質(zhì)量政策，質(zhì)量檢測(cè)系統(tǒng)及服務(wù)質(zhì)量等方面

　　B.設(shè)施設(shè)備：包括生產(chǎn)車間的寬敞程度，采光通風(fēng)情況，清潔衛(wèi)生，測(cè)量系統(tǒng)，記錄的完備等

　　C.原材料的控制：包括供應(yīng)商評(píng)價(jià)，原材料的質(zhì)量控制程序及執(zhí)行情況，原材料存放，不合格材料的檢查記錄及監(jiān)控

　　D.生產(chǎn)過程操作及控制：包括生產(chǎn)流程圖，現(xiàn)場(chǎng)操作指令，生產(chǎn)前板的確認(rèn)，生產(chǎn)過程中對(duì)產(chǎn)品的保護(hù)是否充分，現(xiàn)場(chǎng)的品質(zhì)檢測(cè)，以及是否立即分離和標(biāo)識(shí)不合格產(chǎn)品，以便返工，回收利用或銷毀。

　　E.最終檢驗(yàn)及質(zhì)量審核：包括最終產(chǎn)品檢驗(yàn)程序和記錄，不合格記錄中的缺陷記錄，返工產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄

　　F.包裝及標(biāo)簽控制：包括包裝上的標(biāo)記是否傳達(dá)至工人，是否有書面指示，工人對(duì)防塵產(chǎn)品的包裝是否戴了手套，包裝上是否有批次編號(hào)以便追溯，客戶的投訴及服務(wù)資料，矯正措施等

　　G.項(xiàng)目相關(guān)性評(píng)估：包括對(duì)產(chǎn)能比的粗略估計(jì)

　　H.人力資源管理：包括員工職責(zé)、培訓(xùn)、激勵(lì)等

　　I.社會(huì)責(zé)任

　　以上，除社會(huì)責(zé)任外，其余各項(xiàng)評(píng)分總和小于60分時(shí)，企業(yè)必須制訂糾正措施計(jì)劃。

　　3）逐步完善管理制度，使企業(yè)真正納入正規(guī)管理渠道。要設(shè)法引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，推行標(biāo)準(zhǔn)化，人性化的管理制度，努力改善本企業(yè)自身的企業(yè)文化。

　　4）借助外界勢(shì)力，提出并推行企業(yè)整體性改善計(jì)劃。

　　企業(yè)的老板或高層管理人員之間，往往因接觸的機(jī)會(huì)較多，叫做太了解了，因而形成不了權(quán)威性意見。在驗(yàn)廠問題上，企業(yè)應(yīng)該尋求專業(yè)咨詢公司意見，請(qǐng)專業(yè)人員系統(tǒng)評(píng)估工廠的管理制度和現(xiàn)狀，引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)的做法，從而整體提高企業(yè)的管理水平。

　　當(dāng)然，花錢請(qǐng)外界力量，許多老板是不愿意的。他們常想“我不懂你那一套，但是我發(fā)財(cái)了，你一套一套的，全是賣嘴皮子，所以你發(fā)不了財(cái)。一個(gè)發(fā)不了財(cái)?shù)墓居惺裁促Y格在我面前指手劃腳？”這種時(shí)候，老板應(yīng)想到“旁觀者清”聽聽別人的意見，常常是有益無損的。

　　5）定期進(jìn)行內(nèi)部審核，及時(shí)糾正存在的問題，使審核日常化，從而進(jìn)一步改善管理制度和責(zé)任制度，使之高標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)化。

　　六、注意事項(xiàng)

　　1.如果不是突擊驗(yàn)廠，可事先與驗(yàn)廠人員就驗(yàn)廠標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)廠程序做一個(gè)初步溝通。

　　2.當(dāng)驗(yàn)廠人員提出驗(yàn)廠，不得拒絕，否則容易被取消資格。

　　3.最好不要通過送禮或消費(fèi)等方式拉攏驗(yàn)廠人員，否則會(huì)被對(duì)方認(rèn)為有賄賂的嫌疑。

　　4.驗(yàn)廠人員出示文件清單后，應(yīng)立即提供相關(guān)文件，不得讓對(duì)方久候。

　　5.一次驗(yàn)廠不合格，只要不是致命問題，可根據(jù)驗(yàn)廠報(bào)告上的整改意見對(duì)工廠進(jìn)行改進(jìn)后再約第二次驗(yàn)廠。

其實(shí)工廠真的不用以為驗(yàn)廠就是生死劫難，用積極樂觀的心態(tài)對(duì)待這件事情并用正確的方法處理驗(yàn)廠過程中遇到的不合格問題，這樣只會(huì)讓工廠越來越好，而且更具有競(jìng)爭(zhēng)力！