其實很多供應商在聽到客戶說要驗廠的時候都慌了，會覺得是一個大麻煩來了。其實完全不用這么想，隨著形勢的發(fā)展，驗廠面會越來越寬，逼著大家共同進入同一起跑線，進入良性競爭的軌道。審核者并不想把你的廠驗垮，而是幫你發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，你如果整改，競爭力豈不加強？把驗廠理解成機遇，你的心態(tài)就會好起來。
一、將驗廠要求變成管理標準，以不變應萬變
供應商們之所以抱怨“驗廠”，是因為驗廠成為了他們的沉重負擔。不僅新客戶要驗廠，老客戶更是每年復驗。一接到客戶的驗廠通知，工廠頓時全民皆兵，全廠開始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過，還會影響工廠正常的生產(chǎn)秩序。以質量驗廠中的倉庫管理為例，不少工廠因為平時疏于管理，庫存堆放高度大大超過標準。所以不得不在驗廠前一天晚上，加班加點搬運整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處。結果第二天驗廠時，還是發(fā)現(xiàn)了不符點——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數(shù)量忘記修改，導致記錄數(shù)和實物數(shù)不符，這樣的例子在社會責任審計中也時有發(fā)生。有工廠周日超時加班，自以為在驗廠前已將考勤記錄修改得天衣無縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠工人的伙食量，即暴露了全場周日加班的事實。由上述例子我們可以看到，臨時“應付”不能從根本上解決問題，供應商要想從驗廠中真正解脫出來，只有把驗廠要求納入日常管理規(guī)范中?？蛻趄瀼S有怎樣的要求，工廠平時就怎樣管理。臨到驗廠，工廠也無需采取大動作來整改，客戶看到的情況就是工廠平時管理的最真實情況。
二、 做好預審工作，避免反復整改
一般來說，工廠完成初次驗廠和相關整改大概需要歷時5－6個月，有些甚至要達到一年以上，但也有少數(shù)工廠用兩個月就可以達到買家全部審核要求。固然，這些差別的產(chǎn)生和工廠自身的管理水平、硬件條件、人員素質都脫不了干系，但是工廠能否做好自身的預審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預審工作至少要包含以下幾個步驟：
1、建立工廠預審小組
預審和自發(fā)整改不僅會涉及廠內多個部門，還可能持續(xù)相當長的一段時間。預審工作往往因為部門間的各自為政而停滯不前。這期間，一個跟進買家驗廠要求，統(tǒng)籌協(xié)調的預審小組是必不可少的。工廠高層領導應該授權并大力支持該預審小組，以便其可以順利調配人力物力，完成預審和整改任務。
2、熟悉驗廠條款內容
作為預審小組的成員不僅要清楚每條的內容，還要知道評分標準，以及各條款在總評分中的權重。權重可以幫助供應商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會責任審計中的“炸彈”，即便工廠其它各項都達標，只要觸碰該“禁區(qū)”，則“必死無疑”，大多數(shù)買家發(fā)現(xiàn)供應商有這種情況，基本不會給第二次機會。這里還需指出，每個買家都有各自檢驗方式和標準，經(jīng)驗再豐富的工廠在面對新客戶時也須逐條確認驗廠要求。舉例來講，買家A的周工時上限是72小時，而買家B的周工時上限是60小時。此時，通過A驗廠的供應商只有兩個選擇，要么整改工時達到B的要求，要么放棄B這個客戶。而這種整改很費時，絕非一兩個月可以完成。所以，供應商應在正式審計前三個月就拿到買家的審核標準，有可能的話，應該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗廠要求之間的差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預審工作的計劃。
3、制定工作計劃
為了保障預審工作的有效率進行，審計、整改、培訓、溝通會議等一系列工作必須有一個計劃來統(tǒng)籌安排。該計劃不僅要約束各項工作的時間節(jié)點，指明各項工作的責任人，還要擁有一定的彈性。各時間節(jié)點間的間隔可以視實際操作進程而定，進行順利可以相應縮短，反之則可延長，但全部整改的完成節(jié)點至少設在正式審計的前一周。
4、人員培訓
預審小組成員理解全部驗廠條款后，再將這部分內容給相關部門員工做培訓，并跟蹤其落實情況。員工培訓的頻次和內容都將依據(jù)每次預審后的結果作調整。初期階段的培訓基本上是向不同部門員工作相關條款的解釋，之后的培訓內容可能針對每次預審發(fā)現(xiàn)的問題有針對性地細化、具體化。如果供應商擔心自己曲解條款要求，不妨邀請買家來做初次培訓。
5、執(zhí)行預審，跟進整改
一般預審由預審小組成員充當審計員的角色，按照驗廠條款逐一檢查。缺乏驗廠經(jīng)驗的供應商也可請第三方機構來做第一次預審和相關輔導。但是無論誰來做預審，供應商必須將每次預審當作正式審計來看待。每次預審中發(fā)現(xiàn)的不符點都要及時整改，切莫成為下次審計的“歷史遺留問題”。
三、 驗廠前的準備
1）研究客戶的調查文件（即以前自己填寫過的），確認審核的目的（有側重點如質量、或環(huán)境等），確認審核的標準的審查的范圍。
2）確認審核日期和時間，審核員人數(shù)，前者是商量確定的。
3）確認需提供的資料及相關的文件支持（比如發(fā)放勞動合同和員工手冊的記錄）
4）安排一次模擬審核，過程與方法應與實際審核相同，從中自行找到不合格點并盡快糾正。
5）安排好陪同人員
A.首次會議人員，應是主要負責人及人事部、會計部、品管部負責人，管理者代表，并互作介紹，以示重視。
B.看廠時的陪同人員可以是行政人員和品管部負責人，同時有一位文員相隨，以隨時通知相關部門負責人到本部門門口迎接、陪同并解答問題。
C.文件檢查時的陪同人員應包括會計負責人，人事部負責人及文件檔案管理人員，主要負責人也應在場，以回答有關工廠運作方面的問題。
D.與工人面談時，人事文員應在談話室附近組織安排
E.審核員在整理文件時，人事文員應經(jīng)常去看看，以了解審核員的需求，若有復印的資料，應及時安排
F.末次會議的陪同人員與首次會議相同。
四、驗廠過程中的配合
1）有問必答，清楚地向審核員介紹本廠的運作方式及政策及時回答相關問題
2）及時提供所有必要文件，不要拖拉抵制，否則審核員會以“資料提供不全”而記入不合格項。同時，你提供了全面的資料，也避免了審核員可能作出的片面或不利的判斷
3）對于審核員詢問的問題，一定要搞清楚，有不清楚的地方，一定要問明白，以免誤解。
4）出現(xiàn)不合格項，應盡量擔出相關的正面的支持性的文件作證據(jù)，解釋清楚，并再度征詢審核員的意見。如果確屬不合格問題，應立即研究糾正措施并提出整改計劃。
五、驗廠后的工作
1）研究不符合項的內容，調查發(fā)生的原因，設法采取補救和預防措施。
要注意，許多客戶都會把SA8000標準作為第一標準，凡SA8000標準不合格，就會成為致命不合格項，有的客戶就這樣指明：“如任何有關SA8000方面的重要問題不合格，則無論其他方面得分是多少，這個工廠將會自動地被評為不合格?！?/span>
2）盡快提供糾正計劃及時間，并在審核員規(guī)定的時間內反饋。審核員會填寫一張一般包括如下幾方面的評估表：
A.質量管理系統(tǒng)：包括品管組織，質量政策，質量檢測系統(tǒng)及服務質量等方面
B.設施設備：包括生產(chǎn)車間的寬敞程度，采光通風情況，清潔衛(wèi)生，測量系統(tǒng)，記錄的完備等
C.原材料的控制：包括供應商評價，原材料的質量控制程序及執(zhí)行情況，原材料存放，不合格材料的檢查記錄及監(jiān)控
D.生產(chǎn)過程操作及控制：包括生產(chǎn)流程圖，現(xiàn)場操作指令，生產(chǎn)前板的確認，生產(chǎn)過程中對產(chǎn)品的保護是否充分，現(xiàn)場的品質檢測，以及是否立即分離和標識不合格產(chǎn)品，以便返工，回收利用或銷毀。
E.最終檢驗及質量審核：包括最終產(chǎn)品檢驗程序和記錄，不合格記錄中的缺陷記錄，返工產(chǎn)品檢驗記錄
F.包裝及標簽控制：包括包裝上的標記是否傳達至工人，是否有書面指示，工人對防塵產(chǎn)品的包裝是否戴了手套，包裝上是否有批次編號以便追溯，客戶的投訴及服務資料，矯正措施等
G.項目相關性評估：包括對產(chǎn)能比的粗略估計
H.人力資源管理：包括員工職責、培訓、激勵等
I.社會責任
以上，除社會責任外，其余各項評分總和小于60分時，企業(yè)必須制訂糾正措施計劃。
3）逐步完善管理制度，使企業(yè)真正納入正規(guī)管理渠道。要設法引進先進的管理方法，推行標準化，人性化的管理制度，努力改善本企業(yè)自身的企業(yè)文化。
4）借助外界勢力，提出并推行企業(yè)整體性改善計劃。
企業(yè)的老板或高層管理人員之間，往往因接觸的機會較多，叫做太了解了，因而形成不了權威性意見。在驗廠問題上，企業(yè)應該尋求專業(yè)咨詢公司意見，請專業(yè)人員系統(tǒng)評估工廠的管理制度和現(xiàn)狀，引進國內外先進企業(yè)的做法，從而整體提高企業(yè)的管理水平。
當然，花錢請外界力量，許多老板是不愿意的。他們常想“我不懂你那一套，但是我發(fā)財了，你一套一套的，全是賣嘴皮子，所以你發(fā)不了財。一個發(fā)不了財?shù)墓居惺裁促Y格在我面前指手劃腳？”這種時候，老板應想到“旁觀者清”聽聽別人的意見，常常是有益無損的。
5）定期進行內部審核，及時糾正存在的問題，使審核日?；瑥亩M一步改善管理制度和責任制度，使之高標準、系統(tǒng)化。
六、注意事項
1.如果不是突擊驗廠，可事先與驗廠人員就驗廠標準和驗廠程序做一個初步溝通。
2.當驗廠人員提出驗廠，不得拒絕，否則容易被取消資格。
3.最好不要通過送禮或消費等方式拉攏驗廠人員，否則會被對方認為有賄賂的嫌疑。
4.驗廠人員出示文件清單后，應立即提供相關文件，不得讓對方久候。
5.一次驗廠不合格，只要不是致命問題，可根據(jù)驗廠報告上的整改意見對工廠進行改進后再約第二次驗廠。
其實工廠真的不用以為驗廠就是生死劫難，用積極樂觀的心態(tài)對待這件事情并用正確的方法處理驗廠過程中遇到的不合格問題，這樣只會讓工廠越來越好，而且更具有競爭力！
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