第一次參加展會(huì)的外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要準(zhǔn)備很多東西，希望在展會(huì)期間起到宣傳和開發(fā)更多客戶的作用。很多從來沒有參加過展會(huì)的外貿(mào)業(yè)務(wù)員都表示不知道如何準(zhǔn)備。下面，我們將會(huì)為大家詳細(xì)介紹第一次參展如何準(zhǔn)備并附上展后跟進(jìn)郵件模板。
【展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)】
1、確認(rèn)資料、名片、客戶登記表、訂書機(jī)、訂書針、筆、筆記本、計(jì)算器、膠帶、美工刀等常用物資，檢查數(shù)碼相機(jī)和手機(jī)的剩余容量。如有可能，額外準(zhǔn)備一些小禮物或糖果放在展位上招待客戶。
2、趕赴展館之前，一定要檢查參展證件是否隨身攜帶。展會(huì)進(jìn)館比較嚴(yán)格，需要刷證入館，并有安檢人員檢查，無證是不可能混入展館的。
3、不管你英語水平如何，一定要熟悉本公司的產(chǎn)品信息、規(guī)格，牢記報(bào)價(jià)，確保在客商問起的時(shí)候能夠迅速作答。展會(huì)展位那么多，客戶很可能沒有耐心等你查閱資料。
4、常規(guī)問題要毫不猶豫地作答，包括：交貨期、MOQ、出貨港、包裝信息、目標(biāo)市場(chǎng)的暢銷產(chǎn)品、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)等。
5、注意保管好重要的資料，包括：參展證件、本公司資料、電腦、數(shù)碼相機(jī)，特別是來訪客戶、意向客戶的信息記錄表格，如果這些材料丟了，等于白忙活一場(chǎng)。
6、如果有認(rèn)證等資歷證書，擺在展位的醒目位置。
7、對(duì)于非常有意向的客戶，留下他的手機(jī)號(hào)、酒店房號(hào)，在當(dāng)天展會(huì)結(jié)束后可以去他的酒店詳聊；珠三角的企業(yè)，也可以與客戶約定在展會(huì)后直接去公司看廠。
8、重點(diǎn)客戶，晚上回到酒店后，再發(fā)郵件聯(lián)系一遍，可以將他的合影發(fā)給他，或者詳細(xì)解答他在展會(huì)上的問題。
9、衣著得體，舉止大方、自信，注意在展位上的姿態(tài)，女士不化濃妝。
10、在展位上，即使沒有客戶，也不要幾個(gè)同事聚在一起聊天，這種“聚群”效果使得參觀者不太愿意插入你們的談話中，以致錯(cuò)失商機(jī)。
11、不要見人就發(fā)材料，要做到有的放矢；也不要以貌取人，忽視穿著打扮不那么“高端”的客戶。
12、在拿到客戶的名片時(shí)就記住客戶的名字，并念出來，與客戶打個(gè)招呼。最好能夠制作統(tǒng)一的胸牌，佩戴在衣服上，讓客戶可以第一眼就知道你的名字，拉近你們之間的距離。
13、參展展會(huì)，身心俱疲不可避免，需事先做好心理和身體的準(zhǔn)備，調(diào)整心態(tài)，確保以最飽滿的精神、最熱情的態(tài)度參展。
14、不妨去參觀一下同行中門庭若市的展位，學(xué)習(xí)別人的優(yōu)點(diǎn)。
15、最后提醒一下新人，最好不要一上來就跟老同事?lián)屩哟蛻?，反而?yīng)該多觀察一下老同事是如何接待客戶的，學(xué)習(xí)一些經(jīng)驗(yàn)。
【樣品】
1、樣品運(yùn)送方面，一定要確認(rèn)最后進(jìn)館時(shí)間及撤展時(shí)間。
2、樣品擺放方面，首先要保證產(chǎn)品的秩序，即同類型、同系列產(chǎn)品放在一起，方便采購商參觀；其次要注意安全，尤其是易碎品，不要擺在人來人往的通道端，以免摔碎或砸傷他人，一旦展品損壞，展會(huì)中再調(diào)樣品過來也來不及了；如果是需要保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)或外觀設(shè)計(jì)的產(chǎn)品，必要時(shí)可以掛出“請(qǐng)勿拍照”的牌子，或者給展位增加適當(dāng)?shù)膰鷵?，同時(shí)在展會(huì)期間注意帶著相機(jī)來拍照的“可疑觀眾”（同行）；樣品擺放盡量大方、美觀，每天早晨在客戶比較少的時(shí)候，可以擦拭一下樣品，以免樣品上的指紋、污漬等給客戶留下不好的印象。
3、樣品較多的，可以存放在展會(huì)組委會(huì)提供的倉庫，當(dāng)然會(huì)產(chǎn)生一些費(fèi)用。此外，也可以帶一塊布簾，在閉館后將展位圍擋起來。
4、如果不打算將樣品帶回，在展會(huì)的最后一天就可以贈(zèng)送或出售展品了，甚至在倒數(shù)第二天，已經(jīng)會(huì)有很多采購商來預(yù)訂樣品。
【品牌宣傳】
1、展會(huì)是我國最大的外貿(mào)展會(huì)，能夠參展展會(huì)，一定程度上顯示了企業(yè)的規(guī)模和實(shí)力。所以在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，可以多拍一些照片，選取有代表性的，特別是有展會(huì)展位號(hào)的，放在公司的網(wǎng)站上，或制作newsletter發(fā)送給老客戶。
2、也可以在參展前給老客戶發(fā)邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)他們來展會(huì)上參觀，并把本公司的參展時(shí)間、展位號(hào)、現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人的手機(jī)也附在信中，最好還能夠簡單介紹一下展會(huì)上推出的新產(chǎn)品，或者展會(huì)上給老客戶的優(yōu)惠。
【附展會(huì)后跟蹤?quán)]件模板】
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